El tiempo es oro para nuestra empresa. Hoy en día, aprovechar las jornadas laborales al máximo nos permite poder ofrecer un mejor servicio, aspirar a más y mejores clientes y tener jornadas laborales menos estresantes. Si seguimos algunos consejos para mejorar la productividad del trabajo, podremos agilizar procesos, obtener mejores soluciones y ser capaces de medir los resultados para perseguir una mejora continua.
Más allá de avances como ERP o gestores de proyectos, y obviando cualquier cosa relacionada con la transformación digital y la automatización de procesos, hay muchas cosas que cada persona, cada trabajador, puede hacer para mejorar su propia productividad y redundar así en el bien común de la empresa y el resto del equipo. Aquí van cinco de los principales consejos para mejorar la productividad.
¿Cuáles son los mejores consejos para mejorar la productividad?
Cada empresa, cada maestro y cada persona tienen sus propios métodos, pero casi todos se basan en algunos elementos universales.
Organiza tu trabajo
Organización, organización y más organización. Lo es todo. De una buena organización y reparto de cargas de trabajo se derivará una jornada de objetivos cumplidos y tics en la lista. Estructurar bien todo lo que tenemos que hacer nos ayudará a hacernos una idea de cuánto tiempo disponemos o podemos dedicar a cada cosa, lo que al mismo tiempo nos permitirá saber a qué tareas tenemos que decir que no y delegar.
Esa organización, además, debe alcanzar más allá de lo virtual. Tener un espacio de trabajo bien ordenado nos ayudará a evitar distracciones y poder rendir mejor. Otro de los consejos para mejorar la productividad puede ser, cuando tengamos entre manos una tarea con mucha carga de trabajo, dividirla en pequeños objetivos para ir escalando progresivamente hasta que esté totalmente terminada. Y, por supuesto, debemos seguir una máxima: nunca tratar de hacer más de una tarea a la vez. Lo único que conseguiremos es hacerlas todas mal y tardando más tiempo.
Primero lo más difícil
Aunque se haga complicado, debemos tratar de acometer primero las tareas más complejas. La tentación puede llevarnos a querer dejar para el final lo más grande y deshacernos de los trabajos más livianos al principio de la jornada, pero darle la vuelta a esa tortilla será más beneficioso para nuestra productividad.
Si atacamos primero lo más difícil, aquellas tareas que más concentración o esfuerzo requieran, estaremos más frescos y con más energía para ello. Además, una vez hayamos terminado con esa carga de trabajo de mayor complejidad, el resto de tareas de la jornada podrán salir adelante de una forma más liviana y llevadera, sin la presión de tener todavía algo grande por hacer.
Haz descansos
A muchas personas les parece contraproducente hacer parones en su jornada, pero es todo lo contrario. No se trata de forzarnos a parar cuando tenemos buen ritmo de trabajo y más nos está cundiendo la jornada, sino de tomar un respiro entre carga y carga para coger aire y que el siguiente objetivo pueda ser abastecido con más oxígeno y energía.
Por mucho volumen de trabajo que tengamos entre manos, trabajar y trabajar sin una sola pausa, al menos a media mañana o a media tarde, hará que nuestra productividad caiga en picado y, a medio plazo, lleguemos a menos sitios de los que pretendemos, y siempre con más estrés y presión de lo necesario.
Cuidado con el correo electrónico
El mal está solo a un clic de distancia. Un solo botón puede hacer que cortemos toda nuestra productividad y ritmo de trabajo si lo hacemos en mal momento: el correo electrónico es necesario, pero hay que aprender a gestionarlo. Parar de trabajar cada vez que nos entra un nuevo mail hará que nuestra jornada sea una carrera de obstáculos en la que ir esquivando flechas sin poder llegar a trabajar de continuo.
Aprender a gestionar el correo electrónico es uno de los consejos para mejorar la productividad más importante, pero las distracciones no están solo en la bandeja de entrada. Redes sociales o WhatsApp pueden ayudarnos a encontrar recursos o conectar con personas que necesitamos en el trabajo, pero si pasamos con ello más tiempo de lo necesario nuestro trabajo se resentirá.
Planifica tu jornada
La organización es vital, pero la planificación no lo es menos. Tomarnos unos minutos para planificar las próximas jornadas nos vendrá muy bien para la posterior organización. Podemos hacerlo en unos minutos desde casa antes de dormir, llegando a la oficina antes del inicio de la jornada o antes de apagar el ordenador e irnos a casa, anticipando las necesidades del día después.
Esa planificación te permitirá arrancar la jornada sabiendo de antemano a qué te enfrentas y más o menos de qué manera vas a estructurar las tareas. No es uno de tantos consejos para mejorar la productividad: esos pocos minutos agilizarán enormemente las tareas de la siguiente jornada.
